Förord
- Vem har nytta av den här artikeln
- Portaladministratörer med SuperUser behörighet
Allmänt om Automation
I Palms kan man skapa automatiska regler för många saker, det vill säga att man kan ställa in att om en sak händer ska något annat hända automatiskt.
Ett exempel på en automation kan vara att vi vill att personer som inte gjort klart en specifik utbildning inom 2 veckor från det att de fått tillgång till den så vill vi att de ska få ett mail som påminner dem att göra klart den.
Den typen av flöden kan vi bygga i Palms med hjälp av ett automatiskt flöde.
Jag kommer här beskriva funktionerna i Automation samtidigt som jag gör ett flöde för att sända ut en påminnelse om att göra klart en utbildning som en person påbörjat. Påminnelsen ska komma ut två vekor efter det att personen fick tillgång till utbildningen.
Så här gör du en Automation i Palms
Steg 1
Välj Automation i menyn (Saknar du Automations valet i menyn har du inte behörighet att göra Automationer för tillfället är det enbart SuperUsers som kan skapa och administrera Automationer)
Steg 2
Om du vill redigera en Automation så väljer du önskad Automation i listan. Men vi ska titta på hur man skapar en ny Automation, det gör vi genom att vi väljer Skapa knappen
Steg 3
Namnge din nya Automation, lämpligt att namnge den så den är lätt identifierbar i listan över automationer och att man förstår vad den gör utan att behöva gå in i automationen för läsa ut vad den gör.
Steg 4
Nu är det dags att välja en Trigger, en trigger är alltså vad som ska starta/utlösa flödet.
I första versionen har vi 4 olika "Triggers"
- Återkommande dagligen = Flödet körs vid en specifik tidpunkt en gång om dagen. Bra för att tex sända ut ett välkomnande mail.
- Vid ett specifikt datum = Flödet körs vid en exakt tidpunkt på ett specifikt datum och bara då. Bra för att tex publicera en specifik utbildning vid just ett datum, så som en kampanjutbildning eller liknande.
- Användare fått tillgång till en utbildning = Flödet körs så fort en användare fått en specifik utbildning publicerad till sig eller fått en roll som har den utbildningen publicerad till sig. Bra för att tex sända ut information om utbildningen så som deadline samt att önska användaren lycka till.
- Användares utbildningsstatus har ändrats = Flödet startas om en använder fått sin status ändrad. Bra för att tex sända ut ett mail som säger "Bra jobbat med utbildningen, nu är det dags att dra igång steg två med länk till nästa utbildning".
Men i vårt exempel här så tänkte jag ta och visa hur man sänder ut en påminnelse om att göra klart en utbildning två veckor efter det att personen fick tillgång till den.
Det är en sak jag vill kolla varje dag så jag väljer Dagligen och väljer kl 7:00, då körs flödet varje dag kl 07:00
Steg 5
Då ska vi välja ett Villkor. Trigern var alltså vad som startade flödet. Villkoren sätter vi upp för att säkerställa att rätt personer får den automatiska handling som vi vill skapa. I första versionen finns fyra olika Villkor och en möjlighet att ta fram relaterad data som personens ledare, Men om man vill plocka fram relaterad data så måste man alltid först satt upp villkor.
- Användaren har utbildningsstatus = Om man vill filtrera ut användare som har en specifik status på en specifik utbildning.
- Tillgång till utbildning = Om man vill filtrera fram personer från att man får tillgång till en utbildning.
- Medlem i team/roll = Är bra att kombinera med andra villkor för att filtrera ut personer från specifika team
- Användare skapades = Används tex vid välkomst mail.
- Användares ansvarig = Om man tex vill sända ett mail till personens ledare då de gjort klart en utbildning eller inte har gjort klart utbildningen innan avsatt tid.
I vårt exempel väljer ett första filer som är fick Tillgång till utbildning och väljer vilken utbildning vi önskar och hur många dagar efter personen har fått tillgång till utbildningen vi vill påminnelsen ska gå ut.
Men det räcker inte med enbart ett filter för att vi ska kunna säkerställa att rätt personer får mailet, vi måste även lägga till villkoret Användaren har status för att kunna säga att det enbart är de som inte påbörjat utbildningen eller de som inte gjort klart utbildningen som ska få påminnelsen.
Steg 6
Då har vi kommit till att vi ska välja en Handling. I förstaversionen finns fyra handlingar.
- Skicka meddelande = Används för tex Välkomstmail eller påminnelser
- Publicera utbildning = Används då man vill publicera en utbildning på en specifik dag
- Avpublicera utbildning = Används då vill man tabort en publicering vid ett specifikt datum
- Sätt utbildningsstatus = Används om man vill att man ska få en status på en utbildning efter ett specifikt vilkor. Tex om man vill nollställa allas statusar på en utbildning vid ett specifikt tillfälle.
I det här exemplet så väljer vi "Skicka meddelande" Och skriver det meddelande vi önskar att personen som inte gjort klart utbildningen ska få.

Steg 7
Spara
Då är vi klar med Automationen, men det återstår en sak, det är att aktivera vår Automation.
Men dubbelkolla att allt ser bra ut innan du aktiverar det.
Steg 8
Aktivera ditt automations flöde.
Bra jobbat. Nu har du skapat ett eget automatiskt flöde 🎉
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.