Redigera användares profil

Förord

• Vill du redigera din personliga profil läs på redigera min profil.
  
  
• Vem har nytta av den här artikeln
  • Portaladministratörer
  • Ledare med utökad behörighet för personhantering
    
    
• Portaler som hämtar användare från andra system via så kallad synk.
  Om ni har en portal där användare hämtas automatiskt via en synk från ert personalsystem bör ni med supporten innan ni redigerar användaren.

Redigera användare

Steg 1

Ska man redigera en användares profil behöver du först söka upp användaren, detta gör man lättast om man söker i sökrutan på namn eller e-postadress. 

Steg 2

Tryck på Åtgärder (3 stående punkter eller vertical ellipsis) och välj sedan Redigera.
Tipps, om du enbart ska sända ut ett nytt lösenord så behöver du inte redigera användaren utan kan göra det direkt här genom att välja Skicka inloggningsuppgifter

Steg 3

När man når redigeringssidan för en profil är den uppdelad i flera Rubriker/Flikar, man behöver inte gå in på alla utan man kan hoppa direkt till den som är intressant i just i ditt fall. Men här kommer vi gå igenom dem i tur och ordning och börjar med Personuppgifter. När man går mellan flikarna så måste man alltid spara sina förändringar 

Under Personuppgifter kan man ändra redigera följande

INFORMATION:

• Förnamn, Efternamn, Epost och Mobilnummer, observera att formatet för telefonummer ska börja med landskod. Exempel: [phone]

PROFILBILD:

• Här kan man ladda upp, byta ut eller ta bort en personlig profilbild/avatar.

SPRÅK OCH TID:

• Språk: Här kan man välja visningsspråk om man har en portal på flera språk, som default väljer den automatiskt, då försöker systemet matcha det språk användaren har sin webbläsare på, om det inte hittas faller den tillbaka på språket som är valt som standardspråk i system inställningarna.  
• Tidzon: Man kan även välja vilken tidzon man tillhör. Om man inte gjort något val väljer den systemets defaulta som är satt i systeminställningarna. 

Steg 4

Under Tillhörighet redigerar var i teamstrukturen / företagsstrukturen som en person är placerad samt vem som är ledare. Det som är inställt här påverkar vem som kan se användarens statistik samt vilka utbildningar man kan komma åt. 

TILLHÖRIGHET

• Team: Här kan man lägga till ta bort team tillhörighet (En person kan ha mer än en team tillhörighet) 
  Lättast är det att lägga till / byta en team tillhörighet genom att söka upp teamet man önskar via sökfältet, men man kan även bläddra sig igenom teamstrukturen.
  Vill man byta team så lägger man först till den nya teamet innan man kan ta bort det gamla medhjälp av soptunnan som dyker upp till höger om teamraden så fort det finns mer än ett team på användaren. 
• Roll: Vilken roll en användare har i teamet kan du redigera genom att klicka på ikonen med pennan till höger om raden. De roller som finns tillgängliga dyker då upp i en rullist.
  OBS. du kan inte tilldela en roll som har högre behörighet än du själ har.
• Rollkvot: Om en person har flera roller så avgör rollkvoten hur dessa kommer presenteras och vilken roll som blir huvudroll. Default värdet ligger på 100% 
• Huvudroll: Här kan man låsa vilken roll som är huvudroll. Default är det här att systemet ska räkna ut personens roll automatiskt.  
  Huvudroll styr vilken sida som visas som startsida. 

ANSVAR 

• Här kan man låsa ledar och coachningsansvaret till en viss ledare/coach för en användare. Default är det inställt så att systemet ska räkna ut detta automatiskt. Du för att ändra inställningarna här klickar du på kugghjulet till höger om respektive rubrik. 
  
  Man kan enbart välja de personerna som visas i listan. Visas inte önskad person så är de vanligaste problemet att personen du vill välja inte haren roll med Ledar behörighet eller eller inte ligger så att den har tillgång till personen i teamstrukturen. 

Steg 5

Under Inloggning kan man se en användares användarnamn samt ändra till ett personligt lösenord, men om du enbart vill sända ut ett nytt lösenord gör du det lättast direkt från Profilsidan (Se steg två)

(Tillhör Personen en SingelSignOn lösning så är dessa också synliga i listan, och den det sitter en bock i rutan framför namnet på lösningen. Är detta fallet bör man inte ändra något utan kontakta sin support vid inloggnings problem eller guida personen att välja rätt val vid inloggningssidan. I exemplet finns en möjlighet att användare är knutna till ett ADFS system som heter Intermezzon AD, men den här personen är inte knutet till det utan loggar in med användarnamn och lösenord specifikt för det här systemet)  

INLOGGNING

• Användarnamn: Ett personligt användarnamn som används vid inloggning tillsammans med användarens lösenord. Ett vanligt användarnamn är personens e-post men kan även vara tex anställningsnummer.  det viktiga är att ni följer ert företags policy på hur användarnamnet ser ut.
• Ändra lösenord, där kan du manuellt sätta ett lösenord för personen. Ett lösenord måste innehålla minst 10 tecken. och glöm inte att bocka i rutan skicka inloggningsuppgifter om du vill att användaren ska få ett mail om lösenordsbytet. 

OBS! Om systemet använder sig av en SingleSignOn lösning så kan man inte byta användarnamnet / lösenordet här.

Steg 6

Under meddelanden kan man ställa in vilka meddelande personen ska få på vilket sätt. Du kan tex stänga av all e-post kommunikation från systemet till den här användaren. Men man kan även välja anpassa för att stänga av enstaka typer av utskick till användaren. 

Vi rekommenderar att man ber användaren själv ställa in detta då även de kommer åt den här inställningen på samma sätt.

Steg 7

Under avancerat kan du ge personen utökade behörigheter mm men fliken visas bara för de med rätt behörighet för personen.

STATUS

• Om aktiv är ibockad kan personen logga in i systemet. Bockar du ur aktiv så kommer personen inte kunna logga in i systemet men all användardata sparas på personen. 
  Vi rekommenderar alltid att använda aktiv funktionen som ett första steg när man ska radera en person.

BEHÖRIGHETER

• Här kan du ge utökade personliga behörigheter som inte är knutna till roll. Du kan aldrig utfärda högre behörighet än du själv har. Men vill du tex att en användare ska kunna skapa utbildningar så lägger du på det på personen här.

RADERA

• Med radera knappen så tas användaren bort från systemet och all användardata raderas så som GDPR föreskriver. Man kan alltså inte återaktivera användaren eller ångra sig. 
  All data om genomförda utbildningar mm försvinner för gott. 

Bra gjort, nu har du redigerat en användare! 🎉